Die Kosten manueller Arbeit sind versteckt. So rechnen Sie nach.

Für manuelle Arbeit schreibt niemand eine Rechnung, also fühlt sie sich kostenlos an. Die Kosten manueller Arbeit sind aber real, und Sie können sie an einem Nachmittag berechnen.

Kurzantwort: Die Kosten manueller Arbeit sind der gemeinsame Wert aus Zeit, Fehlern und Verzögerungen, die wiederkehrende Aufgaben von Hand verursachen. Zur Berechnung multiplizieren Sie die Zeit pro Durchlauf mit Durchläufen pro Woche, beteiligten Personen, Arbeitswochen und vollen Stundenkosten und addieren die Fehlerkosten. Das Ergebnis ist eine Schätzung, die zeigt, wo Sie anfangen sollten.

Manuelle Arbeit taucht in keiner Budgetzeile auf, also fühlt sie sich kostenlos an. Die Kosten manueller Arbeit sind trotzdem real, und Sie können sie an einem Nachmittag mit Stift und Kalender berechnen. Das Ergebnis ist selten null.

Was zu den Kosten manueller Arbeit gehört

Die Kosten manueller Arbeit sind der gesamte Wert von Zeit, Fehlern und Verzögerungen, die Aufgaben verursachen, die Menschen von Hand erledigen, obwohl sie einem festen Muster folgen. Sie bestehen aus drei Teilen.

Zeit

Stunden für Kopieren, Sortieren, Prüfen und Nachfassen. Diesen Teil sieht jeder, und die meisten unterschätzen ihn, weil die Aufgabe über den Tag in viele kleine Stücke zerfällt.

Fehler

Jeder manuelle Schritt birgt das Risiko eines Tippfehlers, eines übersehenen Felds oder eines vergessenen Nachfassens. Jeder Fehler kostet Zeit beim Finden und Beheben und manchmal die Geduld einer Kund:in.

Verzögerung

Arbeit, die wartet, bis jemand Zeit findet. Eine Anfrage, die nach zwei Tagen statt nach zwei Stunden beantwortet wird. Eine Rechnung, die eine Woche zu spät rausgeht. Das ist schwerer zu zählen, aber oft können Sie das Beispiel benennen, das am meisten wehgetan hat.

Kosten manueller Arbeit berechnen: vier Schritte

1. Wählen Sie eine Aufgabe. Nehmen Sie etwas Wiederkehrendes, etwa Bestelldaten kopieren oder Statusmeldungen verschicken.

2. Messen Sie die Zeit. Fragen Sie die Personen, die es tun, nach einem ehrlichen Durchschnitt pro Durchlauf und der Häufigkeit pro Woche. Halten Sie es nach Möglichkeit eine Woche lang fest.

3. Setzen Sie Stundenkosten an. Nehmen Sie die vollen Personalkosten pro Stunde, nicht nur das Gehalt. Ihre Buchhaltung oder eine grobe Schätzung reicht.

4. Addieren Sie Fehler. Zählen Sie, wie oft etwas schiefgeht und wie lange das Beheben dauert.

Dann multiplizieren Sie: Zeit pro Durchlauf mal Durchläufe pro Woche mal Personen mal Arbeitswochen pro Jahr mal Stundenkosten. Addieren Sie die Fehlerkosten obendrauf.

Ein Beispiel mit ausgedachten Zahlen

Dies ist ein ausgedachtes Beispiel, um die Methode zu zeigen, kein Ergebnis aus einem Kundenprojekt. Fünf Personen kopieren jeweils 20 Minuten pro Arbeitstag Bestelldaten aus einem System in ein anderes. Das sind 100 Minuten pro Person und Woche, also etwa 8,3 Stunden für das Team. Über 46 Arbeitswochen sind das etwa 383 Stunden. Bei vollen Kosten von 45 Euro pro Stunde kostet allein das Kopieren 17.250 Euro pro Jahr.

Jetzt die Fehler. Angenommen, drei Fehler pro Woche brauchen jeweils 40 Minuten zum Finden und Beheben. Das sind 2 Stunden pro Woche, 92 Stunden pro Jahr und 4.140 Euro. Zusammen kostet die Aufgabe rund 21.000 Euro pro Jahr. Ihre Zahlen werden anders sein. Die Methode nicht.

Was die Zahl aussagt und was nicht

Die Zahl ist eine Schätzung, und das ist in Ordnung. Sie hilft, Aufgaben zu vergleichen und zu entscheiden, wo Sie anfangen. Sie bedeutet nicht, dass Sie den vollen Betrag sparen. Automatisierung hat eigene Kosten: Bauen, Testen und Betreiben. Eine grobe Faustregel: Vergleichen Sie die jährlichen Kosten der Aufgabe mit dem, was es kostet, sie zu automatisieren und ein Jahr zu betreiben.

Sie sagt auch nichts darüber, ob der Prozess bereit ist. Eine teure Aufgabe mit unklaren Schritten oder unsauberen Daten braucht erst Aufräumarbeit. Die Warnsignale haben wir in Wann Sie nicht automatisieren sollten. Vier Warnsignale. beschrieben.

Die Kosten, die nicht in der Tabelle stehen

Manche Kosten widersetzen sich einer Formel: die Kollegin, die den Montag fürchtet wegen dieses einen Reports, das Wissen, das nur in einem Kopf steckt, die Kundschaft, die wartet. Pressen Sie diesen Dingen keine Zahl auf. Schreiben Sie sie neben die Rechnung. Oft machen sie die Entscheidung leichter als die Summe.

Fazit

Manuelle Arbeit ist nicht kostenlos. Sie wird nur nicht in Rechnung gestellt. Nehmen Sie diese Woche eine Aufgabe und gehen Sie die vier Schritte durch. Welche Aufgabe würden Sie zuerst messen?

Structure first, intelligence second.

Möchten Sie Hilfe, Ihren ersten Automatisierungskandidaten zu finden und einzuordnen? Buchen Sie ein 30-minütiges Gespräch.

FAQ

Wie berechnet man die Kosten manueller Arbeit?

Multiplizieren Sie die Zeit pro Durchlauf mit Durchläufen pro Woche, beteiligten Personen, Arbeitswochen pro Jahr und den Personalkosten pro Stunde. Addieren Sie danach die Kosten für Fehler und Nacharbeit.

Welche Stundenkosten soll ich ansetzen?

Nehmen Sie die vollen Personalkosten pro Stunde, inklusive Steuern, Sozialabgaben und Gemeinkosten, nicht nur das Gehalt. Eine grobe Schätzung reicht, um Aufgaben zu vergleichen.

Entsprechen die Kosten manueller Arbeit den Einsparungen durch Automatisierung?

Nein. Sie zeigen, was die Aufgabe heute kostet. Automatisierung hat eigene Kosten für Aufbau und Betrieb des Workflows, vergleichen Sie deshalb beides über ein Jahr.

Dieser Blogpost wurde mit Unterstützung von KI erstellt