Our Workflow Automation
Wir automatisieren Ihre zeitintensivsten
Routineaufgaben.
phima konzipiert und implementiert automatisierte Workflows, maßgeschneiderte CRM-Systeme und fehlerfreie Reporting-Pipelines für Unternehmen, die manuellem Aufwand entwachsen sind. Wir bauen das System – Ihr Team lenkt das Geschäft.
90%
Schnellere Prozesse. Vom ganztägigen manuellen Aufwand zu einem einzigen Klick.
2-6w
Umsetzungszeit. Schnelle Bereitstellung von der Erstberatung bis zum Live-System.
0
Neue Software zu lernen. Wir arbeiten technologie-unabhängig. 99% aller Optimierungen gelingen, ohne dass Sie Ihre bestehenden Systeme wechseln müssen.
15+J
Jahre Erfahrung. An der Schnittstelle von Datenarchitektur, moderner IT und operativen Geschäftsprozessen.
Was wir für Sie bauen.
Drei Fachbereiche. Ein eingespieltes Entwicklerteam. Keine Kommunikationsverluste, keine Schnittstellenprobleme.
Workflow-Automatisierung & Systemintegration
Wir verknüpfen Ihre bestehenden Tools und eliminieren manuelle Medienbrüche. Kunden-Onboarding, Rechnungsflüsse, Aufgabensteuerung, Freigabeprozesse, Abläufe, die aktuell noch über Copy-Paste und Excel-Tabellen laufen.
KPI Dashboards
& Reporting
Wir erstellen Datenprodukte, die rohe operative Kennzahlen in klare Management-Entscheidungen verwandeln. Von Echtzeit-Dashboards bis hin zu automatisierten Wochenberichten, damit die Geschäftsführung alle Zahlen sofort parat hat, ohne fünf Mitarbeiter nach einer Tabelle fragen zu müssen.
CRM Setup
& Automatisierung
Wir implementieren und konfigurieren CRM-Systeme, die sich exakt an Ihren tatsächlichen Vertriebsprozess anpassen – und nicht umgekehrt. Pipelines, Automatisierungen, Kontakt-Routing und Berichte, maßgeschneidert für Ihre operative Realität.
Manuelle Reibungsverluste
Zeitfresser & Excel-Chaos
Stundenlange Verluste durch Copy-Paste, Datensuche und isolierte Software-Inseln.
Blinde Entscheidungen
Die Geschäftsführung agiert nach Bauchgefühl, weil wichtige Daten in Silos gefangen sind.
Die Personal-Falle
Wachstum bedeutet bisher zwingend, teureres Personal einzustellen, nur um den manuellen Workload zu bewältigen.
Automatisierter Autopilot
1-Klick-Effizienz
Repetitive Aufgaben laufen vollautomatisch. Ihre gesamte Software arbeitet als ein einziges, nahtloses System.
Echtzeit-Klarheit
Live-Dashboards liefern sofort valide Daten für sichere operative Entscheidungen.
Grenzenlose Skalierung
Multiplizieren Sie Ihre operative Kapazität und steigern Sie den Output – ganz ohne zusätzliches Personal
Wie wir arbeiten
Unser Prozess: einfach, schnell und effektiv.
Vom ersten Gespräch zum Live-System – in Wochen, nicht in Quartalen.
01
Wir analysieren Ihre Workflows.
In einem kurzen Erstgespräch identifizieren wir die Aufgaben, die Ihr Team am meisten Zeit kosten. Anschließend visualisieren wir den gesamten Prozess und aufdecken versteckte Ineffizienzen.
02
Wir bauen das System.
Maßgeschneiderte Automatisierungen, Daten-Pipelines oder KI-Schnittstellen, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Tools einfügen. Kein Schulungsaufwand für Ihr Team. Live in 2 bis 6 Wochen.
03
Ihr Team gewinnt Zeit zurück.
Routinearbeiten laufen im Hintergrund. Ihre Mitarbeiter fokussieren sich auf echtes Wachstum. Wir tracken die Ergebnisse und optimieren kontinuierlich.
Typische Ausgangslagen
Mit welchen Herausforderungen Unternehmen zu uns kommen:
01
Wöchentliche Berichte, die Daten aus 4 Systemen erfordern.
Jeden Montag sitzt ein Mitarbeiter einen halben Tag daran, Zahlen aus verschiedenen Tools in eine Excel-Tabelle zu kopieren, nur damit die Führungsebene sie 5 Minuten liest. Eine automatisierte Reporting-Pipeline reduziert diesen Aufwand auf exakt Null Minuten.
02
Tools, die parallel existieren, statt zusammenzuarbeiten.
Notion, HubSpot, Slack, Google Sheets und weitere Anwendungen sind im Einsatz, aber die Daten leben isoliert. Niemand vertraut den Zahlen. Eine Systemintegration verbindet sie zu einer einzigen, verlässlichen Plattform.
03
Ein CRM, das am Vertriebsteam vorbeigeht.
HubSpot oder ein anderes CRM wurde standardisiert aufgesetzt und nie an den echten Vertrieb angepasst. Die Mitarbeiter arbeiten um das System herum statt damit. Die Pipelines stimmen nicht, die Berichte sind unbrauchbar.
04
Jedes Onboarding dauert ewig und erfordert 10 manuelle Schritte.
Jeder neue Kunde, Mitarbeiter oder Partner stößt dieselben E-Mails, Ordnerstrukturen, Slack-Nachrichten und Aufgaben aus. Alles wird von Hand erledigt. Eine einzige Automatisierung eliminiert 80 % dieses Aufwands dauerhaft.
Häufige Fragen.
Was ist, wenn unsere Prozesse chaotisch oder nicht dokumentiert sind?
Das ist der absolute Regelfall. Sie müssen vor unserem Gespräch kein klares Bild haben. Wir sind darauf spezialisiert, im Erstgespräch die Muster zu erkennen und Ihre Prozesse gemeinsam zu strukturieren.
Wie lange dauert ein Projekt?
Ein fokussierter Automatisierungs-Sprint dauert von der Freigabe bis zur Übergabe meist 2–4 Wochen. Größere Systemarchitekturen benötigen 4–8 Wochen. Einen präzisen Zeitplan erhalten Sie direkt mit unserem Angebot.
Was passiert nach Projektabschluss?
Jedes Projekt beinhaltet eine saubere Übergabe samt Dokumentation, damit Ihr Team das System eigenständig bedienen kann. Zudem bieten wir eine Support-Phase sowie optionale monatliche Begleitung für kontinuierliche Optimierungen an.
Arbeiten Sie auch mit Unternehmen außerhalb von DACH zusammen?
Ja. Wir betreuen Kunden im gesamten DACH-Raum sowie europaweit.
Die gesamte Projektabwicklung erfolgt wahlweise auf Deutsch oder Englisch, remote oder hybrid.
